Visual Basicユ―ザーのための　Accessプログラミングソリューション

Access97 Tips集　part 9


秋月　巌 AKIZUKI,Iwao


　レポートの作成は，データベースアプリケーションの作成において重要な課題のひとつです．最新の情報が格納されたデータベースから，人間が理解しやすい形でデータを加工，表示することで，データが実際のビジネスシーンで有効に活用されます．Accessにはレポートを作成するための強力なツールが付属しています．多くの部分でフォームを作成する要領と共通しているのは，どちらもデータを表示するという部分では共通の機能を持つからです．特に，テーブルを指定したりSQL文を指定することでデータを自動的に抽出するという部分では同様の方法を用います．
　しかしまた，レポート専用の機能や，フォーム専用の機能もあり，それらの差を理解することでフォーム作成の知識を利用することができます．

●簡単にレポートを作成する

　オートレポートはAccessでレポートを作る上でもっとも簡便な手段です．レポートの元になるテーブルやクエリーを指定するだけで，データを表示するレポートを自動作成します．
　レポートを作成するにはデータベースウィンドウで「レポート」タブを選択し，「新規作成」ボタンをクリックします（図1）．オートレポートを利用するためには，表示されたダイアログボックスのリストボックスから「オートレポート」を選択し，「基になるデーブル/クエリー」コンボボックスでテーブルかクエリーを選択します（図2）．
　これだけで，Accessは図3のようなレポートを生成します．このレポートを保存してフォームから呼び出せば，テーブルやクエリーの内容を表示するような最低限のレポート処理をすることはできます．


図1：データベースウィンドウから「レポート」タグを選択し「新規作成」ボタンをクリック

図2：「オートレポート：単票形式」を選択し，テーブルかクエリーを選択する

図3：オートフォーム機能で完成したレポート

●ウィザードを使ってレポートを作成する

　オートフォームで作成したフォームよりもう少しカスタマイズされたレポートが必要な場合には，ウィザードを利用しましょう．ウィザードでは対話的に設定をしてゆくことで，より楽に，カスタマイズされたレポートを作成することができます．
　ウィザードを利用するには「レポートの新規作成」ダイアログのリストボックスからレポートウィザードを選択し「基になるデーブル/クエリー」コンボボックスにテーブルかクエリーを選択します（図4）． 　レポート作成のためのウィザードが起動するので，レポートに表示する項目を選択します（図5）．グループレベルを指定するダイアログが表示されます．グループ化したレポートの作成は次のTipsで説明しますので，次のダイアログでは何も選択せずに次に進みます（図6）．
　次のダイアログボックスでは，データをレポートに表示するときの並べ替え（ソート）順序を指定します．複数のソートを指定する場合には，複数のフィールド（項目）を指定することもできます（図7）．図8のダイアログでは，印刷するレポートの形式を指定します．選択できるのは単票形式（図11a），表形式（図11b），帳票形式（図11c）です．
　図9のダイアログボックスでレポートのデザインを指定した後，レポートの名前を指定（図10）すれば，図11a〜cのようにそれぞれ完成です．

図4：レポートウィザードを選択する

図5：レポートに表示する項目を選択

図6：グループレベルは何も指定しない

　次のダイアログボックスでは，データをレポートに表示するときの並べ替え（ソート）順序を指定します．複数のソートを指定する場合には，複数のフィールド（項目）を指定することもできます（図7）．図8のダイアログでは，印刷するレポートの形式を指定します．選択できるのは単票形式（図11a），表形式（図11b），帳票形式（図11c）です．
　図9のダイアログボックスでレポートのデザインを指定した後，レポートの名前を指定（図10）すれば，図11a〜cのようにそれぞれ完成です．

図7：並べ替え順序を指定する

図8：表示形式を指定

図9：デザインテンプレートを選択

図10：名前をつけて完成

図11a：単票形式レポート
図11b：表形式レポート
図11c：帳票形式レポート

●ウィザードでグループ化したレポートを作成する

　「グループ化したレポート」とは，指定したある項目の値が共通するレコードを，ひとつにまとめて表示するレポートのことです．
　たとえば図12のような過去の販売履歴を抽出するクエリーがあったとします．このクエリーを「顧客名」項目（kokyaku_mei）を元にグループ化して，レポートにしたのが図13です．レポートには各顧客ごとの購入履歴と合計金額が出力されます．
　このようなレポートをウィザードで作成するには，レポートウィザードが，グループレベルの追加をたずねてきたときに，グループ化する基準になる項目を選択します（図14）．グループ化した単位で集計したいような場合は「集計のオプション」ボタンをクリックします（図15）．「集計のオプション」ダイアログでは，どのように集計するかを指定します（図16）．「合計」「平均」「最小」「最大」「パーセンテージを計算する」のそれぞれのチェックボックスをチェックすると，該当の値がグループごとに表示されます．
「表示するデータ」オプションボタンではグループ内の詳細データと集計値を表示するか，集計値のみを表示するかを選択します．集計値のみを表示し，すべてのオプションを指定したレポートが図17です．グループ内の値の合計，平均，最小，最大，パーセンテージがレポートとして表示されています．


図12：レポートの元になるクエリー

図13：グループ化して表示

図14：グループレベルを設定する

図15：「集計のオプション」ボタンをクリック

図16：集計のオプションを指定

図17：レコードのデータを表示せず，集計値だけを表示

●デザインビューを利用してレポートを作成する

　ウィザードは強力なレポート作成機能を持っていますが，ユーザーの要求に応えるような場合には，やはりデザインビューを利用して手動でレポートを作成することが必要になります．また，ウィザードやオートレポートを使って作成したレポートをひな形にしてカスタマイズをする場合にも，デザインビューを使用します．
　デザインビューで新規にレポートを作成するには，「レポートの新規作成」ダイアログのリストボックスからデザインビューを選択します（図18）．デザインビューで表示されたプレーンなレポート（図19）が表示されるので，左上の四角い部分を右クリックしてメニューを表示し，「プロパティ」を選択します．次に「データ」タブを選択し，「レコードソース」プロパティにレポートの元になるデータソースを指定します．ウィザードのようにレコードやクエリーを指定することもできますし，図20のようにSQLのSELECT文を指定することもできます．これでレポートの実行時に表示するためのデータが自動的に取得されます．しかし，取得したデータをどのように表示するかは，Accessのビジュアルツールを使って指定する必要があります．
　データ表示の設定はフォームと同様にコントロールをレポート上に配置して行ないます．データをテキストとして表示するためのコントロールはテキストボックスです．レポートですので，もちろんフォームとは違ってデータを入力することはできません．また，ラベルコントロールは見出しなどの固定した値を設定するためのものであり，一般的にはデータの表示には使用しません．
　図21はレポートにテキストボックスを配置したところです．配置したコントロールのプロパティから「データ」タブを選択し，「コントロールソース」に表示する項目の名前を指定します（図22）．この状態でレポートを実行すると図23のようなレポートが完成します．1レコードずつ表示する単票形式にレポートを表示する場合はコントロールを縦に配置し（図24），一覧表の形式で表示したければテキストボックスを図25のように横に配置します．最後に見出しをヘッダに移動します．完成したレポートが図26，図27です．

図18：デザインビューを選択 図19：何も配置されていないレポート


図20：レコードソースプロパティにSQL文を指定 図21：テキストボックスを配置


図22：テキストボックスに表示するデータ項目を指定 図23：レポートを実行


図24：コントロールを単票形式に配置 図25：コントロールを表形式に配置


図26：単票形式のレポート 図27：表形式のレポート

●レポートを任意の位置で改ページする

　作成したレポートはデータを1ページ内に表示できなくなると自動的に改行します．これは便利な機能ですが，カード形式の場合は1レコードを一枚の用紙でレポートしたいような場合があります．また，一枚のレポートを2枚に分割して出力したいような場合もあります．
　このような場合には，改ページコントロールを使用します．ツールボックスから改ページボタン（図28）をクリックし，レポート上にドロップします（図29)．これにより，各レコード毎に改ページを行なうレポートが完成します．


図28：改ページコントロールのボタン

図29：改ページコントロールを配置した

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